코로나19 확산을 막기 위해 많은 기업들이 재택근무를 실시하고 있습니다. 이러한 재택근무는 기업의 업무 패턴에도 많은 영향을 주고 있습니다. 또한, 일상 생활의 변화도 나타나고 있습니다. 농담으로라도 저녁이 있는 삶을 바이러스 하나가 이뤘다는 말이 나오는 것도 사실입니다.

재택근무를 하게 되면서 장점이 많이 이야기되지 단점도 많이 나옵니다. 장점은 계속 이어가면 좋습니다. 단점과 문제점은 개선이 필요합니다. 재택근무를 하게 되면서 제일 불편한 점은 협업이 어렵다는 것 같습니다. 그 중 대표적인 협업으로 회의가 있습니다. 회의를 효율적으로 할 수 있는 방법이 가장 많이 거론되고 있습니다. 많은 회사에서 생산적인 회의, 효율적 회의 문화를 위한 변화를 많이 이야기해 왔습니다. 하지만, 그 동안은 불편을 못느껴끼다 보니 변화가 느리지 않았나 생각해 봅니다.

전체 회의 중 겨우 33%만이 업무에 도움이 되었다는 조사 결과를 봅니다. 재택근무 방식에서는 회의는 꼭 필요한 회의만 하게 될 것 같습니다. 회의 자체도 간결하고 효과적으로 할 수 있는 방법을 고민할 것 같습니다. 다시금 회의 문화를 변화시킬 기회가 온 것입니다.

 

25분 회의 간결하고 효과적인 회의의 힘
도나 맥조지 저/이정미 역 | 미래의창 | 2020년 02월 25일

 

회의 문화의 변화가 필요합니다. 필요에 따라서는 혁신을 해야 합니다. 회의 자체를 다양한 방법으로 시도해보고 가치를 더할 필요가 있습니다.

회의를 어떻게 개선하면 좋을지 생각해보자라고 합니다. 괴로운 회의, 소모적인 회의, 유용한 회의, 집중 가능한 회의, 목적이 분명한 회의 등 각 회의 유형에 따라 얼마나 많은 시간을 쓰고 있는지 먼저 살펴봅니다. 그 다음 이러한 회의에 할애하고 있는 시간을 얼마나, 어떻게 조절할 수 있는지 고민합니다. 목적이 뚜렷하고 즐거운 회의를 진행하기 위해 지금 당장 무엇을 바꿀 수 있는지 생각해 보라고 말입니다.

이 책은 회의 시간을 25분으로 줄이자는 것을 말하고 있습니다. 회의 장비 준비하기, 지각하는 사람 기다리기, 회의 의제 이해하기, 삼천포로 빠지기, 핸드폰이나 컴퓨터 들여보기 등 불필요한 부분을 제거만 한다면 충분히 가능하다고 합니다. 회의에 참석하는 사고 방식도 히어로 모드로 전환해야 한다고 합니다.

첫번째 파트에서 말하는 25분의 집중력과 생산성은 다양한 시도와 실험을 통해 검증된 시간이라고 말합니다. ‘뽀모도로 기법’에서도 25분을 이야기 하고 있습니다. 25분간 집중해서 일한 다음 5분간 휴식을 취하는 방법입니다. 구글에서는 스프린트를 통해 시간관리 방법을 시도하고 있습니다.(저도 따라해보기 위해 Time Timer라는 뽀모도로 시계를 구입하여 사용하고 있습니다.) 즉, 긴 회의 보다는 효과적인 회의가 필요하다는 것입니다. 25분이 가장 효율적이라고 말합니다.

특정한 업무(명확성)를 수행하는 데
한정된 시간(한정성)이 주어진다면
우리는 분명한 행동(긴급성)을 취한다^45쪽

집을 청소 하는 데 걸리는 시간을 예로 들고 있습니다. 손님들이 20분 안에 도착하는 긴급성을 가정합니다. 깨끗한 집을 선보이기 위해 능숙하게 정리(명확성)를 합니다. 이 시간 동안 만큼은 다른 일을 하거나 꾸물거릴 시간이 없습니다(한정성). 다들 한번 씩 경험 있으시죠? 이러한 청소와 일반적으로 하는 집안 청소는 분명 비교됩니다. 청소를 하다가 TV에 잠시 눈을 돌린 후 시간이 생각보다 늘어났던 것 말입니다. 시간을 먼저 한정하는 것이 더 짧은 시간 동안 더 많은 일을 처리할 수 있습니다.

한정성은 강력한 설득력이 있는 효과이자 민첩한 행동을 즉각적으로 이끌어 내는 요인이다.^46쪽

Part 2는 25분 회의의 세가지 단계인 회의 준비, 회의 참석, 적극 참여를 익힐 수 있도록 각각의 방법을 알려줍니다. 목표도 없이 회의를 잡지 말라고 합니다. 그만큼 회의를 하는 이유와 회의를 통해 얻고자 하는 결과가 명확해야 합니다. 회의 뿐 아니라 모든 일을 할 때 목적의 중요성을 생각해야 합니다. 누구에게 회의에 참석해 달라고 요청할지도 신중할 필요가 있다고 합니다. 참석자의 역할도 중요합니다. 소규모의 전략적 회의로 얻는 효과가 훨씬 많다고 합니다. 진행 방식을 디자인하라고도 합니다. 어떻게 시작하고, 진행하고, 마무리 할 지 명확한 틀이 있어야 한다는 것입니다.

회의 시작 전에 참석자 전원에게 각자 어떤 역할을 수행하면 좋을지 알려주다. 그렇게 한다면 참석자들은 기본적인 회의 준비는 물론이고, 각자 맡은 책임질 각오도 마친 상태로 회의실에 모일 것이다.^77쪽

회의 참석자는 바로 토론을 시작할 수 있도록 준비하고, 시간을 지키고, 현재에 집중하라고 합니다. 이렇게 하기 위해서는 참석자들을 위한 회의 준비를 철저히 할 필요가 있습니다. 회의 참여를 통해서는 적극적 참여를 통해 결과를 내고 결정된 사항을 실행하는 것 까지 정할 필요가 있다고 합니다. 원하는 결과를 내는 회의 진행으로 관찰, 집중, 실행 규칙을 알려줍니다. 회의 결과 공유는 빠른 시일 내 하는 것이 필수라고 합니다.

25분 회의가 효과를 발휘하는 건 참석자들이 지나치게 많이 생각하고 과도하게 떠들기에는 시간이 부족하기 때문이다.^140쪽

마지막 파트에서는 25분 회의에 가치를 더하는 방법을 소개합니다. 원격 회의를 활용하는 방법, 다양한 변화를 주는 방법, 시각적으로 사고하는 방법을 시도하여 회의의 질을 높이자고 말합니다. 원격회의를 하다 보면 다양한 어려움이 있다고 합니다. 회의에 집중하지 않고 이메일을 확인하고 음소거를 통해 다른 전화를 받거나 이야기를 나눈다는 것, 발표자는 슬라이드만 줄줄 읽어 자유로운 질문이나 의견을 주고 받는 분위기가 안된다는 것, 회의와 관련 없는 내용을 많이 나누는 것 등입니다.

멀리 떨어진 채 함께 일을 진행하다 보면 근무 시간은 더 늘어나고 업무 효율은 더 떨어지는 상황이 종종 발생한다. 그렇기 때문에 온라인팀이나 글로벌팀으로 일을 할 때는 25분 회의 원칙을 지키는 것이 더욱 중요하다. 먼 거리에 있는 사람과 팀을 이룬 경우에는 서로 다른 시간대, 기술의 차이, 언어와 표현의 장볍 등의 문제를 잘 처리해야 한다. 그래야 효과적인 회의를 진행할 수 있을 것이다.^159쪽

꼭 온라인팀, 글로벌팀이 아니더라도 최근 재택근무 형태를 통해서도 원격회의의 문제점은 많이 노출된 것 같습니다. 원격회의 이전에 일반적인 회의 문화의 원칙을 먼저 생각해보게 됩니다. 이 때 필요한 것이 카메라를 적극 활용하라고 합니다. 회의실에 스크린과 화상 회의 시설을 설치하는 이유가 분명 있다고 합니다.

회의 방식에 변화를 주는 것으로 일어서서 회의 하는 것과 산책하며 회의하는 것을 소개합니다. 특히, 산책하면서 회의하는 것은 평등한 관계를 형성하는 데에도 탁월한 효과를 발휘한다고 합니다. 많은 인원과 진행하기는 어려운 점도 있습니다. 하지만 일대일 회의를 진행할 때는 적극적으로 시도해 보라고 합니다. 자유로운 의견 교환을 방해하는 위계질서를 억누르는 데 산책회의는 훌륭한 작용을 한다고 합니다.

시각적으로 사고하는 방법에서 요점을 강조하는 데는 슬라이드가 필요없다고 합니다. 회의 참석자들이 미리 검토할 때 필요하다고 합니다. 회의에 참여해서는 시각 자료, 그림, 도표를 활용하라고 합니다.

파워포인트는 구형 코닥 슬라이드와 프로젝터를 대체하기 위해 만들어졌다. 그건 아주 오래전에 발생한 사건이지만, 불행히도 회의 방식은 발전하지 못하고 여전히 그 시대에 머물러 있다. 늘 그렇게 해왔다는 이유만으로 우리가 얼마나 오래된 방식을 그대로 고수하고 있는지 생각해보라.^185쪽

이 책을 읽고 앞으로 25분 회의를 하겠다는 결단을 내린다면 그것은 최고의 변화라고 합니다. 최고의 변화, 즉 혁신이 된다는 이야기로 들립니다. 회의 시간을 줄이고 회의의 효율을 높이는 것이 분명한 목표입니다. 이러한 목표를 달성하기 위해 반대하는 유형의 사람들도 알려주고, 반대 세력을 극복하는 방법 또한 빼놓지 않습니다.

25분 회의를 위한 길잡이, 이 책을 읽고 실천한다면 분명 회의 문화 개선을 넘어 우리의 삶도 변화가능할 것 같습니다. 25분 회의로 절약된 시간은 다르게 활용할 수 있을 것 입니다. 바이러스 하나가 변화시킨 지금보다 더 나은 삶을 위해 말입니다.